Tất tần tật thông tin về Email Hosting bạn cần biết

MỤC LỤC:

• Email Hosting là gì?
• Email Marketing là gì?
• Lợi ích của Email Hosting với Email Marketing là gì?
• Làm thế nào để có hệ thống Email Hosting hiệu quả?

Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ thư điện tử hoạt động trên một hệ thống máy chủ nhất định và có tính năng bảo mật cao. Nó cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình lẫn số lượng tài khoản. Vì vậy khi sử dụng chúng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đến mức tối đa khả năng thư điện tử của mình bị “đá” sang hộp spam của khách hàng, đồng thời khiến họ yên tâm và tăng cường tỷ lệ mở, đọc mail.

Dịch vụ Email Hosting vẫn được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và ngày càng phổ biến

Nếu dành chú ý cho các email quảng thông báo hay quảng cáo nhận được, bạn sẽ thấy hầu hết chúng đều có địa chỉ tuân theo cấu trúc: tennguoigui@tendoanhnghiep.com. Nếu sau @, tên email có chứa tên miền riêng đã được đăng ký của doanh nghiệp thì nó chính là Email Hosting.

Email Marketing là gì?

Email Marketing là các hoạt động marketing thông qua việc sử dụng thư điện tử (Email). Trong khi những công cụ Digital Marketing khác “ngốn” khá nhiều tiền của doanh nghiệp thì Email Marketing được xem là công cụ tiết kiệm chi phí nhất.

Sử dụng Email Marketing, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khách hàng

Hiểu đơn giản, đây là hình thức sử dụng email để quảng cáo cho các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ với khách hàng mục tiêu, nâng cao khả năng nhận diên thương hiệu của doanh nghiệp.

Độc giả có thể vào xem bài viết sau để tham khảo về vai trò của Email Marketing cũng như các chia sẻ kinh nghiệm từ Mắt Bão:

• Email Marketing – Công cụ Digital Marketing hiệu quả và phổ biến
• 4 bước gửi Email Marketing để thu hút khách hàng tiềm năng

Lợi ích của Email Hosting với chiến dịch Email Marketing là gì?

Từ khái niệm Email Hosting cụ thể phía trên, có thể bạn đã hình dung được khái quát lợi ích của nó đối với hoạt động tiếp thị. Tuy nhiên, dịch vụ email này vẫn còn rất nhiều ưu điểm khác như: 

• Tính bảo mật nội dung cao, hạn chế thư spam, blacklist IP. Có khả năng giữ đường truyền email thông suốt trong quá trình chuyển gửi,... 
• Hạn chế email rơi vào hộp spam.
• Sử dụng tên miền riêng, trực tiếp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng. 
• Email theo tên miền cũng khiến sự chuyển giao thông tin nội bộ lẫn bên ngoài - với khách hàng, đối tác trở nên chuyên nghiệp hơn, tăng khả năng nhận và mở email.

Email Hosting mang lại những lợi ích tiếp thị rất lớn cho doanh nghiệp

Làm thế nào để có hệ thống Email Hosting hiệu quả?

Vẫn đang có nhiều doanh nghiệp chọn dùng và thành công với Email Hosting

Email Hosting có tính bảo mật cao và một số tính năng tuyệt vời khác rất hữu ích cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bạn vẫn cần biết vài mẹo sau để có thể quảng cáo thành công bằng phương tiện này. Các yếu tố tạo cấu thành Email Hosting hiệu quả và tối ưu là gì?

Nơi cung cấp Email Hosting uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp server uy tín là điều đầu tiên để thành công với email hosting

Nơi cung cấp uy tín luôn là yếu tố đầu tiên và rất quan trọng nhất. Cần hạn chế sự cố phát sinh như: rò rỉ thông tin, lỗi bảo mật, truc trặc kỹ thuật không đáng có. Bạn có thể tham khảo nhiều doanh nghiệp khác nhau trước khi lựa chọn. Tuy nhiên, một tổ chức cung cấp Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp thường bao gồm các đặc điểm sau:

• Hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7
• Hạn chế tối đa tình trạng thư spam, blacklist IP
• Bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail server chuyên dụng
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng email
• Hỗ trợ chuyển tải thông tin, dữ liệu đến khách hàng thuận lợi
• Có tỷ lệ email hợp lệ vào inbox cao
• Email được gửi có thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Webmail, Yahoo...

Lựa chọn tên Email

Tối ưu tên để đảm bảo hiệu quả của email hosting

Tên email là ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Vì thế,  để email hosting đạt được hiệu quả vốn có, tên email phải đáp ứng các yêu cầu:

• Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa

Email Hosting cho phép người dùng đặt tên miền đặc trưng riêng cho thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có tên ngắn thì có thể giữ nguyên; tuy nhiên, nếu cái tên đó quá dài thì bạn nên viết tắt cho ngắn gọn. Tuy nhiên, chúng vẫn phải đảm bảo khả năng nhận diện thương hiệu và tuyệt đối tránh trùng lặp với danh tự của những tổ chức khác.

• Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng

Trong nội bộ, việc đặt tên email để phân biệt giữa các nhóm, phòng ban là cần thiết để tránh gây nhầm lẫn. Bên cạnh đó, email của từng nhân viên tham gia hệ thống Email Hosting nên tuân theo một quy tắc thống nhất.

• Tạo cấu trúc thống nhất

Nên đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất để tạo tính chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá của doanh nghiệp. Chưa hết, địa chỉ của các kênh này nên sử dụng tên miền của email. Ví dụ như: email của doanh nghiệp có đuôi là @matbao.vn thì trang facebook nên có cấu trúc là http://www.facebook.com/matbao.vn.

• Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác

Trước khi đặt tên Email Hosting cho doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu trước để tránh các tên miền đã được đăng ký bản quyền nhằm tránh nhầm lẫn. Thậm chí, nếu không may tổ chức trùng tên đó không còn hoạt động hay có những thông tin xấu vô tình, chúng cũng sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.

• Tránh đặt tên nhạy cảm

Chú ý tránh sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm về ý nghĩa hoặc quá khó hiểu để tránh tạo tác động xấu lên tên tuổi thương hiệu.

Tập trung bảo vệ hệ thống Email Hosting

Chỉ chọn nhà cung cấp uy tín để bảo đảm thông tin email hosting không rò rỉ ra ngoài nếu gặp sự cố

Sử dụng dịch vụ Email Hosting có thể mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh. Tuy nhiên, một khi xảy ra sự cố, nó sẽ xảy ra thì sẽ ảnh hưởng toàn bộ hệ thống email của bạn. Vậy nên hãy lựa chọn các nhà cung cấp uy tín để tăng cường tính bảo mật thông tin cho mình.

Phổ biến quy định rõ ràng

Hãy phổ biến rõ các quy định về sử dụng email hosting cho nhân viên của mình

Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp cần phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc sử dụng tài khoản email như: chỉ sử dụng email cho công việc chung của công ty; các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gây nhầm lẫn để hỗ trợ khách hàng hiệu quả; nên vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân viên đã thôi việc tránh các trường hợp xấu xảy ra...

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting?

Những ưu điểm của Email Hosting rất hữu ích với doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích trên, Email Hosting còn có các tính năng khác phục vụ đắc lực cho truyền thông nói chung và tiếp thị nói riêng, cụ thể là: 

• Hệ thống Email Hosting chuyên dụng cung cấp các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông trong kinh doanh. Đặc biệt, chúng còn có định dạng tối ưu trên nhiều loại thiết bị điện tử phổ biến, ví dụ như điện thoại điện thông minh. 
• Người dùng có thể dễ dàng quản trị, tùy chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản email với số lượng lớn. Đồng thời Email Hosting cũng cho phép bạn gửi thư kèm các tệp dung lượng lớn và lượt trao đổi cao.
• Tính bảo mật thông tin cao, dễ dàng theo dõi, quản lý email trên máy chủ phát hành và có bản sao lưu đề phòng sự cố xuất hiện trên máy chủ này.

Tóm lại, để thành công khi sử dụng Email Hosting và tránh những phiền phức ngoài ý muốn, bạn nên tham khảo và áp dụng các thông tin đã được chia sẻ ở bài viết trên. Chúc các bạn thành công!