Lợi ích của chữ ký email là gì?

Lợi ích của chữ ký email là gì?

Email đã và đang trở thành một phần của cuộc sống hiện đại. Nó xuất hiện trong tất cả các hoạt động kinh doanh, làm việc, giao dịch trong nước và quốc tế.

Không chỉ đơn thuần là một công cụ làm việc hiệu quả. Email còn là cách để chúng ta thể hiện và khẳng định sự chuyên nghiệp của bản thân mình. Hãy cùng tìm lợi ích của chữ ký email trong môi trường làm việc hiện nay bạn nhé!

Chữ ký email là một phần không thể thiếu trong các email làm việc hiện nay

1. Mức độ phổ biến trong việc sử dụng email ngày nay

Mặc dù sự bùng nổ của mạng xã hội đã thay đổi nhiều về cuộc sống và nhận thức của mọi người. Nhưng email vẫn luôn song hành với người dùng trong rất nhiều hoạt động, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến công việc. Email sở hữu những lợi thế lớn.

Bạn có thể dùng email để soạn thảo một văn bản hoàn chỉnh để gửi đi. Hoặc là đính kèm các tài liệu phục vụ cho công việc. Tài khoản email cũng được đồng bộ để đăng ký sử dụng nhiều dịch vụ internet khác nhau như mua sắm sản phẩm trực tuyến, hoặc đăng ký các lớp học online.

Hầu như ai trong độ tuổi đi học hoặc đi làm đều bắt đầu làm quen và sử dụng email. Đầu tiên là email cá nhân được dùng để đăng ký các tài khoản phục vụ cho nhu cầu riêng như học tập, sử dụng các dịch vụ trả phí, đăng ký tài khoản ngân hàng, game (thường là gmail).

Sau đó là email dùng trong công việc, khi bạn làm việc thì công ty sẽ tạo cho bạn một email công ty. Mọi hoạt động giao dịch với đối tác, với khách hàng đều dùng email của công ty. Bản thân doanh nghiệp cũng cần có email riêng để tuyển dụng, hỗ trợ khách hàng hay đối tác.

Số lượng tài khoản email đang sử dụng ngày càng nhiều. Do đó, người dùng luôn có nhu cầu tạo được ấn tượng với mọi người thông qua email của mình. Và chữ ký email đã góp phần hình thành nên điều đó.

Sự bùng nổ của internet đã biến email trở thành một công cụ làm việc quyền năng

2. Lợi ích của chữ ký email

Chữ ký email mang đến cho bạn nhiều lợi ích, đối với cá nhân lẫn doanh nghiệp. Tuy mục đích sử dụng có thể khác nhau. Nhưng những lợi ích mà nó mang lại cụ thể như sau:

a. Đối với cá nhân

• Tạo sự chuyên nghiệp trong công việc:

Nếu bạn là một đối tác hoặc khách hàng của doanh nghiệp, bạn sẽ ấn tượng với email có hay không có chữ ký ở cuối? Tất nhiên bạn sẽ đánh giá cao các email có chữ ký đầy đủ hơn.

Thông qua chữ ký email, khách hàng hoặc đối tác sẽ biết được bạn làm ở bộ phận nào, ở cấp bậc nào trong công ty. Từ đó họ sẽ thông tin liên lạc nếu muốn phản hồi.

Hoặc giả sử công ty bạn đang gặp rắc rối với đối tác và muốn khắc phục lỗi thông qua cách gửi email. Và một email với chữ ký của trưởng bộ phận chắc chắn sẽ khiến đối tác nguôi ngoai, yên tâm hơn.

• Cung cấp đầy đủ thông tin cho người nhận email:

Chữ ký email nên tích hợp các thông tin về tên, số điện thoại liên lạc, phòng ban, tên công ty, tài khoản mạng xã hội, tài khoản skype. Và người nhận được email từ bạn sẽ biết được ngay bạn là ai, làm ở đâu và làm thế nào để liên lạc được với bạn.

Nếu khách hàng nhận được email của bạn lần đầu tiên thì đây là cách gây được ấn tượng với khách hàng.

• Phát triển thương hiệu cá nhân:

+ Nếu bạn đang đi làm, thương hiệu cá nhân sẽ phát triển cùng thương hiệu của công ty.

Một email được biên soạn một cách chăm chút, tỉ mỉ, kết hợp với một chữ ký email đầy đủ, khoa học. Sẽ là “vũ khí” sắc bén để “hạ gục” được đối tác hoặc khách hàng.

+ Nếu bạn là người có chức vụ càng cao thì giá trị của email bạn sử dụng lại càng được nâng lên.

Chữ ký email tạo nên sự chuyên nghiệp và khẳng định thương hiệu cá nhân

b. Đối với doanh nghiệp

• Phát triển thương hiệu của doanh nghiệp:

Hầu như các hoạt động của doanh nghiệp đối với khách hàng hay đối tác đều được thể hiện qua email. Từ những chương trình khuyến mãi, dịch vụ hậu mãi, thư ngỏ, thư cảm ơn,... Và những email gửi đi luôn gắn liền với chữ ký email online.

Từ đó thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được khách hàng chú ý. Chính vì lý do này mà các doanh nghiệp luôn chú trọng chữ ký email.

• Tăng tỉ lệ phản hồi mail từ khách hàng:

Các doanh nghiệp có sử dụng hình thức email marketing sẽ hiểu rất rõ điều này. Kênh email là một trong những kênh có khả năng tạo được tỉ lệ chuyển đổi rất cao.

Và doanh nghiệp khi sử dụng email để giao tiếp với khách hàng đều chú trọng đến hình thức. Đặc biệt là ở chữ ký email. Đồng thời, khách hàng cũng sẽ đánh giá cao những email được trau chuốt về hình thức hơn.

Chữ ký email của doanh nghiệp giúp góp phần phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

3. Tổng kết

Với cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu con người ngày càng cao, mọi công việc, hoạt động đều cần sự trau chuốt và tỉ mỉ. Và với cường độ sử dụng email ngày càng cao, việc tạo một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ góp phần đem lại cho bạn nhiều lợi ích, phục vụ cho công việc được suôn sẻ hơn.