Junk Mail là gì? Cách gửi Mail để không bị liệt vào Spam

MỤC LỤC:

• Junk Mail là gì?
• Các thuật ngữ liên quan Junk Mail
• Nguyên nhân Mail bị gửi đến Spam Mail (Junk Mail) là gì?
• Hướng dẫn cách gửi Mail không bị đẩy vào Spam Mail

Ắt hẳn không ai muốn Email mình bị xem là Junk Mail, vậy cần làm gì để phòng tránh?

Junk Mail hay còn được biết đến với tên gọi khác là thư rác. Đây là một dạng email được gửi hàng loạt nhằm mục đích quảng cáo là phần nhiều. Tuy nhiên, một số thư quan trọng cũng có thể bị nhầm là Junk Mail và bị đẩy vào hòm Spam. 

Junk Mail là gì?

Junk Mail bao gồm cả thư quảng cáo và thư rác

Junk Mail là từ chỉ các Mail bị liệt vào thư có nội dung quảng cáo, chứa virus, mã nguồn độc hại ảnh hưởng đến người nhận email. Đồng thời là khái niệm cho "Spam Mail là gì?", Junk Mail bắt nguồn từ chuyên ngành bưu chính của Mỹ với nhiệm vụ truyền tải thông tin. Trong trường nhẹ, nội dung của chúng bao gồm quảng cáo. Thậm chí nguy hiểm hơn, đó có thể là các bức thư chứa nội dung nguy hiểm, chứa virus…

Chính vì vậy, khi được nhận diện là Junk Mail, chúng sẽ được tự động chuyển vào hộp Spam. Tuy nhiên, hệ thống nhận diện này chỉ có thể lọc email theo một số tiêu chí nhất định. Như mọi loại công cụ, không phải lúc nào cũng chính xác. Đây là nguyên nhân dẫn đến trường hợp một số thư quan trọng cũng có thể bị nhầm là thư rác và chuyển vào Spam.

Đặc biệt với Email Marketing, bạn cần biết lý do vì sao không nên Spam Email là gì?

• Tại sao không nên spam các e-mail marketing?

Các thuật ngữ liên quan Junk Mail

Một số thuật ngữ chuyên môn thường dùng khi nhắc đến Junk Mail

Một khi đã nắm được ý nghĩa của "Junk Mail là gì?", bạn sẽ gặp một số thuật ngữ sau:

• Content filters: hay bộ lọc nội dung. Nhiệm vụ của nó là duyệt các nội dung trong một lá thư để nhận diện đó có phải là thư rác hay không.
• Header filters : bộ lọc tiêu đề, đánh giá email thông qua tiêu đề. Mục đích để xác định liệu email này có chứa thông tin giả mạo.
• URL Blacklist: là một “danh sách đen” chứa các đường dẫn bị đánh giá là nguy hiểm. Khi các trang web dùng tool hoặc các thủ thuật SEO black hat (mũ đen), thay đổi nội dung, tên miền, giao diện... quá nhiều, lá thư đó sẽ không được index và bị Google khóa URL.
• IP BlackList: là một “danh sách đen” chứa các địa chỉ IP không an toàn hoặc Spam. Khi các tài khoản trên server Spam Mail với số lượng lớn, IP sẽ bị các tổ chức SPAM trên thế giới thêm vào BlackList. Nếu bị đưa vào danh sách này, bạn sẽ cần kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan, sau đó liên hệ lại với tổ chức chống Spam để được ra khỏi danh sách này.

Nguyên nhân Mail bị gửi đến Spam Mail (Junk Mail) là gì?

Bộ lọc mail có thể nhầm lẫn giữa các mail quan trọng và mail rác

Có nhiều nguyên nhân khiến mail bị xác nhận là Junk Mail, dù đó là các mail quan trọng. Tuy nhiên, vấn đề chủ yếu vẫn nằm ở việc: hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ mang tính tương đối. Có thể hiểu rằng, bộ lọc này chỉ căn cứ vào một số tiêu chí nhất định để đánh giá các thư đến, mỗi tiêu chí ứng với 1 điểm, nếu không đạt đủ số điểm, email sẽ bị đưa đến hộp Spam.

Các tiêu chí của bộ lọc vẫn tiếp tục được cập nhật hằng ngày để không bỏ sót thư rác. Quá trình này diễn ra như sau: khi có người "báo cáo spam", các bộ lọc sẽ tiếp thu và chia sẻ dữ liệu “bị vi phạm" này với nhau, từ đó siết chặt lại lưới lọc của mình. 

Thư rác được chuyển thẳng đến hộp Spam sẽ giúp nhiều doanh nghiệp, cá nhân hạn chế mọi rủi ro trong việc nhận - mở email. Trong trường hợp bộ lọc hoạt động thiếu chính xác, đặc biệt là việc nhầm lẫn giữa các thư quan trọng với Junk Mail thì dưới đây là 10 nguyên nhân có thể bạn đã phạm phải khiến mail bị liệt vào Spam. Hãy chú ý nhé!

IP của mail server bị liệt vào danh sách Blacklist

Kiểm tra IP của mail server để chắc chắn lá thư gửi đi đang không nằm trong Blacklist

Để chắc chắn địa chỉ IP của mail server đang dùng không ở trong danh sách Spam, bạn nên kiểm tra lại bằng cách check tại đường dẫn sau: 

• https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Nếu kết quả trả về là LISTED: đồng nghĩa bạn đã bị liệt vào danh sách Blacklist. Mọi email gửi đi đều sẽ rơi vào hòm Spam của các mail server như Gmail, Yahoo,... Trong trường hợp này, hãy kiểm tra lại các tiêu chí để gỡ IP ra khỏi danh sách trên.

Chưa trỏ PTR record

PTR Record - Point Record hay bản ghi ngược, nhiệm vụ của nó là ánh xạ từ một địa chỉ IP đến một tên miền. Trỏ PTR Record cho tên miền giúp tăng độ tin cậy của mail server khi gửi đến các mail server khác như yahoo hay gmail… - xác định nó không phải là Junk Mail hay chứa các nội dung độc hại. 

Bạn có thể kiểm tra tên miền đã trỏ PTR Record bằng cách vào đường dẫn: 

• https://intodns.com/

Nếu thấy xuất hiện biểu tượng dấu (!) - tức là mail server chưa được trỏ PTR Record. Bạn cần tiến hành trỏ PTR Record trên tên miền về IP của mail server.

Chưa cấu hình SPF record

SPF record hay Sender Policy Framework (SPF) là cơ chế đánh giá email có phải là Junk Mail hay khong. Cơ chế này phát hiện các thư điện tử giả mạo bằng cách kiểm tra email được gửi từ domain nào và domain này có thuộc người quản trị đó hay không. 

Record TXT SPF vì vậy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng độ tin cậy cho email gửi đi.

Để kiểm tra domain đã trỏ TXT SPF hay chưa truy cập đường dẫn: 

• https://mxtoolbox.com/

Chưa cấu hình DKIM

Kiểm tra cấu hình DKIM bằng cách gửi mail đến Gmail

DKIM (Domainkeys Identified Mail) có nhiệm vụ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư. Khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record, khóa còn lại được cấu hình trong mail server. Nếu chưa cấu hình DKIM, email của bạn cũng rất dễ rơi vào “tầm ngắm" Spam.

Tìm hiểu thêm về khái niệm DKIM trong bài viết:

• Khái niệm về TTL và DKIM trên DNS Domain

Cách kiểm tra cấu hình DKIM khá đơn giản, gửi mail đến yahoo hay gmail và kiểm tra header của mail bạn gửi.

Nội dung mail của bạn bị liệt vào nội dung SPAM

Một số email sẽ bị xác định là Junk Mail nếu nội dung chứa:

• Những nội dung đe dọa, bắt nạt hoặc quấy rối.
• Sử dụng ngôn từ thù ghét.
• Giả mạo một người khác, không phải chủ sở hữu để gửi mail.
• Các nội dung khiêu dâm.
• Chia sẻ thông tin cá nhân.
• Nội dung bạo lực.
• Nội dung bất hợp pháp.
• Bán hàng hóa theo quy định.
• Làm dụng trẻ vị thành niên.

Mail của bạn bị đánh dấu SPAM

Người nhận mail có thể đánh dấu email của bạn là Junk Mail và tất nhiên, các lá thư tiếp theo chắc chắn sẽ rơi thẳng vào thùng Spam. Trường hợp quá nhiều người đánh dấu địa chỉ email của bạn, IP có thể bị đưa vào danh sách Blacklist của mail server đó.

Mail của bạn bị chiếm quyền

Một số trường hợp các hacker tấn công, chiếm quyền và thực hiện gửi mail hàng loạt có thể khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt cấu hình bảo mật cho mail server tới client bài bản, chẳng hạn như cài đặt các module hỗ trợ cho mail server, webmail để hạn chế gửi và nhận mail,... nhằm đảm bảo mail không bị chiếm dụng.

Mail của bạn gửi nhầm vào địa chỉ của các tổ chức Spam

Ngoài các nguyên nhân trên, một khả năng khác là một trong các user của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn. Lúc này, các tổ chức Spam sẽ tạo ra hàng loạt mail để “bẫy” bạn. Nếu mail gửi vào thì lập tức, địa chỉ IP sẽ bị liệt vào Blacklist. 

Trong trường hợp này, bạn buộc phải chi tiền cho các tổ chức Spam để được gỡ IP.

Các IP trong range thực hiện SPAM mail

Trường hợp phổ biến nhất tại các nhà cung cấp dịch vụ, dù IP không bị Blacklist nhưng các IP khác trong range Spam mail số lượng lớn thì họ vẫn sẽ block một range IP của bạn.

Mail server của bạn không cấu hình

Trong một số trường hợp, dù không cấu hình Mail server bạn vẫn có thể gửi mail. Tuy nhiên, hành động này lại mang nhiều rủi ro về mặt an toàn và sử dụng dữ liệu, kèm theo đó là nguy cơ cao email bị đánh giá là Junk Mail. 

Chính vì vậy, hãy chú ý cấu hình cho Mail server những cài đặt cơ bản nhất để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả. Đồng thời, việc thường xuyên kiểm tra xem email có thể gửi vào hộp thư Inbox của các mail server lớn Yahoo hay Gmail… cũng là điều nên làm để tránh bị “hàm oan" là Junk Mail.

Hướng dẫn cách gửi Mail không bị đẩy vào Spam Mail

Như vậy bạn đã biết được lý do khiến Mail bị liệt vào Spam (Junk Mail) là gì? Có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến hiện tượng Mail bị đẩy vào Spam. Bạn có thể ghi lại một số lưu ý sau để khắc phục trong tình huống email bị xác định là Junk Mail:

• Đổi địa chỉ website thiếu uy tín: ten_web.com, ten_web.ga,… các địa chỉ này thường có độ uy tín thấp và rất dễ khiến email bị liệt vào spam.
• Xem xét lại nội dung, bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết, tránh việc mail chỉ chứa duy nhất 1 ảnh: căn chỉnh nội dung, bố cục, bổ sung các thông tin cần thiết để mail không bị nhầm là thư rác.
• Thay đổi những nội dung sao chép từ các trình soạn thảo như Word, Excel…: sao chép và dán có thể bị lỗi font khiến hệ thống nghi ngờ nội dung của mail.
• Chỉnh sửa các đường dẫn trang web về nguyên bản: việc rút gọn đường dẫn khiến hệ thống không kiểm tra được trang web dẫn đến và khiến mail rơi vào hộp Spam.
• Cân nhắc chuyển đổi các HTML bị lỗi: HTML bị lỗi sẽ khiến hệ thống không kiểm tra được mã nguồn website, dẫn đến tình trạng không gửi được mail.

Tổng kết

Trên đây là khái niệm về "Junk Mail là gì?", nguyên nhân và cách khắc phục hiện tượng mail bị chuyển vào hộp thư Spam. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn. Đối với Email Doanh Nghiệp, ngoài hạn chế bị liệt vào Spam Mail, nó còn khiến cho Email Chuyên Nghiệp hơn. Đặc biệt là các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề quản lý thư điện tử. Chúc các bạn thành công!