Hóa đơn điện tử an toàn là gì và những thông tin doanh nghiệp cần biết

1/11/2020 là thời điểm các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, đến lúc này nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang băn khoăn, không nắm rõ các thông tin. Chẳng hạn như hóa đơn điện tử an toàn là gì? Các tính năng của loại hóa đơn này? Sử dụng hóa đơn điện tử có thực sự an toàn? Và nhiều vấn đề khác. Thấu hiểu điều này, trong bài dưới đây Mắt Bão sẽ cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích, giúp có thể tìm ra câu trả lời phù hợp.

MỤC LỤC:

• Hóa đơn điện tử an toàn là gì?
• Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử an toàn
• Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử an toàn là gì?
• Công nghệ được áp dụng trong phần mềm hóa đơn điện tử an toàn
• Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
• Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Nhiều doanh nghiệp còn chưa hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử an toàn là gì.

Hóa đơn điện tử an toàn là gì?

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời công nghệ. Hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử an toàn là gì sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi và sử dụng nó hiệu quả hơn.

Tham khảo thêm về: Giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử đã được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 3 thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011.

Theo đó, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử an toàn là gì?

Sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời công nghệ.

Hóa đơn điện tử an toàn là phần mềm chuyên dụng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hỗ trợ hữu ích cho các doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử an toàn giúp tối ưu hiệu quả.

Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cụ thể, một phần mềm hóa đơn điện tử an toàn sẽ có các tính năng sau:

• Truy suất, lưu trữ và quản lý các thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Tích hợp sẵn nhiều mẫu hóa đơn để doanh nghiệp có thể tự khởi tạo. Đặc biệt doanh nghiệp có thể in thương hiệu và Logo trên hóa đơn của mình.
• Tiện lợi trong việc in ấn và gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua Email, SMS…
• Có khả năng kết nối với các phần mềm bán hàng, kế toán và quản trị khác.

Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử an toàn là gì?

So với việc sử dụng hóa đơn giấy, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích:

• Nâng cao năng suất làm việc, tận dụng triệt để nguồn lực và thời gian
• TIết kiệm chi phí
• Thủ tục dễ dàng
• Đa dạng các phương thức để gửi

Cụ thể như sau:

Nâng cao hiệu quả làm việc, tránh lãng phí nguồn nhân lực và thời gian

Áp dụng hóa đơn điện tử hỗ trợ nhân viên kế toán thực hiện các nghiệp vụ nhanh hơn. Thay vì phải viết tay từng hóa đơn, làm sổ sách hay nhập thông tin vào máy dễ xảy ra sai sót, phần mềm hóa đơn điện tử giúp bạn hạn chế tối đa lỗi này. Thêm nữa việc quản lý, lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện tốt hơn. Doanh nghiệp có thể tránh rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn. Đến khi cần dễ dàng tìm kiếm.

Chuyển sang phần mềm hóa đơn điện tử giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu tốt hơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại hiệu quả về chi phí

Một trong những vấn đề doanh nghiệp luôn mong muốn là tối ưu chi phí. Sử dụng hóa đơn điện đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 90% chi phí. Đây là những khoản doanh nghiệp phải bỏ ra để in ấn, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ hóa đơn,...

Giảm các thủ tục hành chính

Phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng hóa đơn chuẩn theo quy định. Toàn bộ các quy trình được thực hiện trực tuyến. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng và nhanh chóng lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng, mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng,...

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Các phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp nhiều tùy chọn để bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng. Chẳng hạn như gửi qua công cụ nhận hóa đơn tích hợp trên phần mềm, thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Hoặc bạn có thể xuất File nén gửi qua Email. Nếu có nhu cầu bạn vẫn có thể in hóa đơn ra giấy và chuyển phát theo cách truyền thống.

>>> Kiến thức kế toán cần biết: Hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chi tiết đầy đủ mới nhất

Công nghệ được áp dụng trong phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Công nghệ được áp dụng để tối ưu tính năng, đặc biệt là khả năng bảo mật.

Sử dụng hóa đơn điện tử có thực sự an toàn là điều mà nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn. Bởi việc rò rỉ, mất thông tin dữ liệu hóa đơn sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Các phần mềm hóa đơn điện tử an toàn do vậy rất chú trọng tối ưu tính năng bảo mật. Theo đó, công nghệ điện toán đám mây được áp dụng trong quản lý và lưu trữ dữ liệu. Điều này đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và bảo mật tối ưu.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phái đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tuân theo cơ sở pháp lý được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ theo Nghị định số 51/2010/NĐ - CP, Thông tư 39/2014/TT - BTC hướng dẫn thi hành nghị định.
• Hóa đơn điện tử muốn lưu trữ phải đảm bảo giống với khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận. Hoặc trong khuôn dạng thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Đưa dữ liệu “lên mây” trong lưu trữ hóa đơn điện tử.

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Tùy vào chi phí cũng như nhu cầu doanh nghiệp có thể chọn đơn vị phù hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ. Bởi các phần mềm này thường không hỗ trợ nhiều tính năng, đặc biệt là khả năng bảo mật kém. Do vậy việc mất, lộ dữ liệu quan trọng là điều doanh nghiệp hoàn toàn có thể gặp phải.

Để có sự lựa chọn hợp lý nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn MIFI. MIFI áp dụng bảo mật dữ liệu với Microsoft Azure, doanh nghiệp có thể yên tâm dữ liệu được lưu trữ an toàn. Bên cạnh đó, dữ liệu được sao lưu thường xuyên trên hệ thống Cloud của Microsoft, đảm bảo an toàn tuyệt đối. MIFI cũng tối ưu tính năng bảo mật bằng cách sử dụng bảo mật 2 lớp. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử an toàn của MIFI.

Hóa đơn điện tử an toàn MIFI

Hiện này, MIFI cung cấp 3 gói dịch vụ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

• Gói cơ bản: Chỉ 99.000 đồng/tháng.
• Gói nâng cao (tăng tiện ích quản lý rủi ro cho kế toán trưởng và CEO): 179.000 đồng/tháng
• Gói cao cấp (quản lý từ xa với nhiều chi nhánh): 269.000 đồng/tháng.

Các bước đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử MIFI được thực hiện nhanh chóng. Bạn chỉ cần truy cập vào trang bảng giá hóa đơn điện tử an toàn để lựa chọn gọi dịch vụ phù hợp. Sau khi điền các thông tin để nhận tư vấn chi tiết về dịch vụ, nhân viên của MIFI sẽ liên hệ lại với bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với MIFI để được tư vấn, đăng ký nhanh chóng qua số điện thoại và địa chỉ sau:

Văn phòng tư vấn miền Nam

• 12A – đường Núi Thành – P.13 – Q.Tân Bình – TP HCM
• Hotline: (028) 9999 9989

Văn phòng tư vấn miền Bắc

• Tầng 8 – Tòa nhà 381 Đội Cấn – Ba Đình - Hà Nội
• Hotline: (024) 35 123456

Trên đây là những thông tin Mắt Bão muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng đã giúp bạn hiểu hóa đơn điện tử an toàn là gì cũng như các vấn đề khác xoay quanh chủ đề này.

>>> Xem thêm tin liên quan: Xử lý mất hóa đơn