Checklist hướng dẫn chuyển đổi kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật

MỤC LỤC:

• Đăng ký, sử dụng tên miền
• Tạo và vận hành trang Web
• Đăng ký nhận diện thương hiệu 
• Các lưu ý khi vận hành việc kinh doanh Online

Trong bài viết này, Mắt Bão sẽ tổng hợp tất cả các kiến thức liên quan đến việc kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật từ việc đăng ký tên miền, tạo và vận hành Website đến các lưu ý trong quá trình tiến hành kinh doanh. Việc này sẽ giúp bạn tránh những sai sót không đáng có, gây ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích của doanh nghiệp.

Đăng ký, sử dụng tên miền

Những yếu tố mà bạn cần lưu ý khi đăng ký và sử dụng tên miền là gì?

1. Lựa chọn tên miền
2. Cung cấp, khai báo thông tin, nộp hồ sơ tên miền
3. Khai báo sử dụng trên mạng trước khi đưa vào sử dụng
4. Cập nhật thông tin kịp thời cho NĐK hoặc Bộ TT & TT (nếu có)
5. Bổ sung dịch vụ đi kèm để bảo vệ tên miền (nếu cần)
6. Theo dõi thời gian hết hạn của tên miền
7. Giải quyết tranh chấp tên miền (nếu có)

Cụ thể như sau:

Lựa chọn tên miền

Muốn kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật, điều đầu tiên bạn cần làm đó là đăng ký tên miền. Tên miền cần ngắn gọn, dễ nhớ, không gây nhầm lẫn, liên quan đến lĩnh vực mà bạn đang muốn kinh doanh và đảm bảo không vi phạm các nguyên tắc khi đăng ký tên miền. Bạn có thể lựa chọn giữa tên miền quốc tế gTLD và New gTLD (.com, .net, .org…) hay tên miền Quốc gia Việt Nam (.vn, .com.vn, .org.vn …).

Cơ sở căn cứ khi lựa chọn tên miền:

• Điều 68 - Luật Công nghệ Thông tin 2006
• Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8, Điều 17, Điều 18 – Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Điều 14, Điều 17 – Luật Báo chí 103/2016/QH13
• Điều 1 - Thông tư 06/2019/TT-BTTTT Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 24/2015/TT-BTTTT

Tên miền sai quy định có thể bị thu hồi theo Điều 50 - Luật Viễn thông 2009. Tìm hiểu chi tiết hơn với quy định về tên miền trên Mắt Bão.

Cung cấp, khai báo thông tin, nộp hồ sơ tên miền

Sau khi chọn được tên miền phù hợp với hoạt động kinh doanh, bạn cần tiến hành nộp bản khai đăng ký tên miền (hoặc theo mẫu quy định của NĐK). Thông tin cung cấp chính xác bao gồm: tên chủ thể, số điện thoại, địa chỉ, thư điện tử, số CMND/CCCD/hộ chiếu đối với cá nhân, mã số doanh nghiệp đối với tổ chức…

Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại NĐK, gửi qua đường chuyển phát hoặc nộp trực tuyến qua trang thông tin điện tử của NĐK tên miền. 

Cơ sở căn cứ cần tham khảo:

• Điều 10, Điều 13, Điều 17, Điều 19 – Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Điều 1 - Thông tư 06/2019/TT-BTTTT Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Điều 3 – Thoả thuận sử dụng Mắt Bão
• Quy định về tên miền – Mắt Bão

Tên miền có thể bị tạm ngưng hoặc thu hồi theo Khoản 5, Khoản 6, Điều 1 - Thông tư 06/2019/TT-BTTTT; Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 24/2015/TT-BTTTT. Ngoài ra, bạn có thể bị phạt tiền từ phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng nếu thông tin tên miền không trung thực, chính xác theo Điều 44 – Nghị định 15/2020/NĐ-CP.

Khai báo sử dụng trên mạng trước khi đưa vào sử dụng

Để tránh xảy ra rắc rối không đáng có khi kinh doanh Online, bạn cần phải tiến hành khai báo sử dụng tên miền không phải tên miền Quốc gia “.vn” tại thongbaotenmien.vn

Bạn có thể xem hướng dẫn khai báo tên miền Quốc tế sau khi đăng ký chi tiết trên Wiki Mắt Bão.

Cơ sở căn cứ tham khảo:

• Điều 23 - Luật Công nghệ Thông tin 2006
• Điều 20 - Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Quy định về tên miền – Mắt Bão

Không tuân thủ quy định này, bạn có thể bị phạt tiền từ 10 đến 30 triệu đồng tuỳ theo mức độ vi phạm theo Điều 44 – Nghị định 15/2020/NĐ-CP. 

Cập nhật thông tin kịp thời cho NĐK hoặc Bộ TT & TT (nếu có)

Khi có thay đổi bất kỳ thông tin liên hệ nào, chủ thể cần phải thông báo kịp thời cho NĐK và thực hiện khai báo điều chỉnh tại thongbaotenmien.vn nếu là tên miền quốc tế.

Cơ sở căn cứ tham khảo:

• Điều 23 - Luật Công nghệ Thông tin 2006
• Điều 20 - Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Quy định về tên miền – Mắt Bão

Vi phạm điều khoản này, bạn có thể bị phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng theo Điều 44 – Nghị định 15/2020/NĐ-CP.

Bổ sung dịch vụ đi kèm để bảo vệ tên miền (nếu cần)

Bổ sung dịch vụ đi kèm để bảo vệ tên miền sẽ giúp tên miền của bạn an toàn, tránh khỏi những nguy cơ và tác động không mong muốn như: lộ mật khẩu, mất thông tin Email, bị Hacker xâm nhập, do sự bất cẩn vô tình hay cố ý của nhân viên hay chính mình làm thay đổi ảnh hưởng tới hoạt động của tên miền. Bạn có thể chọn các dịch vụ như:

• Bảo mật danh tính tên miền (Quốc tế): Ẩn thông tin đăng ký tên miền, hạn chế việc đánh cắp, thu thập thông tin cá nhân, tổ chức. 
• Registry Lock : Khóa tên miền cấp cao (.com, .net, .tv, .cc, .vn): Bảo vệ tên miền miền an toàn tuyệt đối, tránh bị mất quyền sở hữu hoặc bị can thiệp thay đổi thông số của tên miền.

Tham khảo thêm những lưu ý cần thiết để bảo vệ tên miền để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

Theo dõi thời gian hết hạn của tên miền

Bạn cần chủ động theo dõi thời gian hết hạn của tên miền đồng thời thường xuyên cập nhật các thông báo từ NĐK quản lý tên miền. Ngoài ra, bạn cũng nên thông báo ngay cho NĐK nếu có bất kỳ sai sót hoặc thông tin không chính xác nào liên quan đến tên miền. 

Bạn có thể làm điều đó bằng các công cụ sau:

• Công cụ kiểm tra Whois tên miền: https://www.vnnic.vn/whois-information; https://www.matbao.net/; https://www.whois.com/  
• Quản lý dịch vụ tại tài khoản ID NĐK đã cung cấp: http://id.matbao.net  
• Hộp thư điện tử đã cung cấp cho NĐK để nhận thông báo, tin tức liên quan dịch vụ.

Giải quyết tranh chấp tên miền (nếu có)

Nếu xảy ra tranh chấp tên miền, bạn có thể thực hiện thông qua các hình thức sau đây:

• Thông qua thương lượng, hòa giải;
• Thông qua trọng tài;
• Khởi kiện tại Tòa án.

Cơ sở căn cứ cần tham khảo khi giải quyết tranh chấp tên miền:

• Điều 76 – Luật Công nghệ Thông tin 2006
• Điều 16 – Nghị định 72/2013/NĐ-CP
• Điều 16 – Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Khoản 6, Điều 1 - Thông tư 06/2019/TT-BTTTT Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 24/2015/TT-BTTTT
• Quy định về giải quyết tranh chấp tên miền
• Chính sách Giải quyết Tranh chấp tên miền của ICANN (UDRP)
• Quy định về giải quyết tranh chấp tên miền quốc gia Việt Nam ".vn"
• Hướng dẫn xử lý tên miền “.vn” có tranh chấp

Tạo và vận hành trang Web

Các điều cần chú ý khi tạo và vận hành trang Web bao gồm những gì?

1. Thiết kế Web, Email, Host, SSL bảo mật
2. Đăng ký nhận diện thương hiệu
3. Bảo mật thông tin Khách hàng
4. Thông báo hoặc đăng ký Website với Bộ Công Thương

Thiết kế Web, Email, Host, SSL bảo mật

Thiết kế một trang Web kinh doanh là một trong những bước đầu tiên để kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật. Và dưới đây là những bước bạn cần phải làm:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và phác thảo hình dạng trang Web
• Bước 2: Chọn nơi lưu trữ Website phù hợp
• Bước 3: Sử dụng Email chuyên nghiệp theo tên miền riêng 
• Bước 4: Tích hợp công cụ bảo mật SSL cho Website

Cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu và phác thảo hình dạng trang Web

Đầu tiên, bạn cần phải trả lời những câu hỏi: Bạn thiết kế Website để làm gì?; Đối tượng xem Website là ai?; Nhu cầu của họ là gì? Họ muốn điều gì ở Website của bạn?; Và cuối cùng là Bạn muốn đạt được điều gì sau khi có Website?. Chỉ khi xác định đúng những điều này, bạn mới có thể vạch ra được một phương án phù hợp nhất. Tham khảo thêm bài viết Website kinh doanh hoàn chỉnh cần những gì? để có hình dung chi tiết hơn.

Bước 2: Chọn nơi lưu trữ Website phù hợp

Nơi lưu trữ Website đáp ứng tốt nhu cầu doanh nghiệp sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn cũng như đảm bảo yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu,… Xem thêm bài viết Tổng hợp tất cả các thông tin cần biết khi mua Hosting để chọn được giải pháp hoàn hảo nhất. Hoặc bạn có thể tham khảo gói dịch vụ Cloud Hosting từ Mắt Bão.

Bước 3: Sử dụng Email chuyên nghiệp theo tên miền riêng

Bằng cách sử dụng Email theo tên miền riêng, doanh nghiệp không chỉ khẳng định được uy tín thương hiệu trên thị trường mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, Email tên miền riêng còn giúp doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch quảng bá qua kênh Email hiệu quả, từ đó tăng nguồn thu. Bạn có thể xem bài viết Lợi ích của Email theo tên miền riêng hoặc truy cập vào dịch vụ Email Pro v3 của Mắt Bão để tìm hiểu thêm.

Bước 4: Tích hợp công cụ bảo mật SSL cho Website

Chứng chỉ số SSL được tạo ra nhằm đảm bảo kết nối giao dịch an toàn thông tin cho khách hàng cũng như tạo uy tín của doanh nghiệp khi kinh doanh trực tuyến. Bạn có thể xem thêm thông tin Tổng quan về chứng chỉ SSL hoặc truy cập dịch vụ SSL để biết chi tiết.

Đăng ký nhận diện thương hiệu

Sau khi đã hoàn thiện xong trang Web, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký nhận diện thương hiệu để đảm bảo lợi ích của mình. Dưới đây là một số thông tin liên quan đến việc đăng ký thương hiệu mà doanh nghiệp cần lưu ý, căn cứ theo Mục 4,5,6,7 của Luật sở hữu trí tuệ:

• Đăng ký thương hiệu để chứng minh được quyền sở hữu của chủ sở hữu với bên khác;
• Quyền sở hữu trí tuệ của thương hiệu chỉ phát sinh khi thương hiệu đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký;
• Được độc quyền sử dụng thương hiệu trên toàn lãnh thổ Việt Nam trong thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký;
• Ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm quyền đối với thương hiệu đã đăng ký;
• Tạo lợi thế cạnh tranh và giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và phân biệt được với sản phẩm mang thương hiệu của người khác;
• Khi thương hiệu trở lên nổi tiếng, chủ sở hữu có thể cho phép bên khác sử dụng hoặc chuyển nhượng thương hiệu, từ đó sẽ thu được 1 khoản lợi nhuận;

Bạn có thể tham khảo thêm cách xây dựng thương hiệu thành công .

Bảo mật thông tin Khách hàng

Bước này có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi bảo mật thông tin sẽ giúp khách hàng an tâm khi tiến hành giao dịch, từ đó nâng cao uy tín và chất lượng doanh nghiệp trên thị trường. Sử dụng dịch vụ SSL sẽ giúp bạn đảm bảo hơn về điều này.

Thông báo hoặc đăng ký Website với Bộ Công Thương

Bạn cần thông báo hoặc đăng ký Website với Bộ Công Thương theo Điều 27 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ban hành ngày 16/05/2013; Thông tư số 47/2014/TT-BCT ban hành ngày 05/12/2014 và Nghị định số 185/2013/ND-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại… ban hành ngày 15/11/2013. 

Có được xác nhận “Đã đăng ký với Bộ Công Thương” sẽ giúp nâng cao uy tín của Website doanh nghiệp và khẳng định thương hiệu trên thị trường. Quy định này áp dụng cho cả Website chỉ giới thiệu về công vụ/ dịch vụ/ hàng hóa mà không có chức năng đặt hàng hay thanh toán trực tuyến lẫn các Website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử. Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại http://online.gov.vn  

Quy định này là bắt buộc và nếu không tuân thủ, bạn có thể bị phạt tiền từ 1 triệu đến 30 triệu đồng.

Yêu cầu cập nhật thông tin hàng năm

Mỗi năm một lần kể từ thời điểm được xác nhận thông báo, cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải cập nhật thông tin thông báo bằng cách truy cập vào tài khoản trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và khai báo thông tin theo mẫu.

Tiến hành kinh doanh Online

Check list các việc bạn cần nhớ khi tiến hành kinh doanh Online là gì?

1. Hàng hóa kinh doanh đảm bảo chất lượng
2. Kê khai và nộp thuế theo quy định
3. Cung cấp kênh thanh toán linh động
4. Lựa chọn đối tác giao nhận uy tín

Hàng hóa kinh doanh đảm bảo chất lượng

Đảm bảo hàng hóa tuân thủ các vấn đề đúng tiêu chuẩn, phù hợp chất lượng, không buôn hàng giả, hàng nhái, hàng cấm, hàng kém chất lượng. Không được buôn bán hàng vũ khí, vật liệu cháy nổ, động thực vật hoang dã, ma túy và những hàng hóa cấm khác theo quy định. Nếu cố tình vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nếu phát hiện bán hàng giả thì sẽ bị xử lý theo quy định tại Điều 13, Nghị định 185/2013/NĐ-CP về Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Để tìm hiểu các mặt hàng cấm kinh doanh, bạn hãy đọc thật kỹ Nghị định 59/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 43/2009/NĐ-CP), những loại hàng hoá, dịch vụ mà trong quá trình lưu thông hoặc sử dụng có thể gây nguy hại nghiêm trọng tới an ninh, quốc phòng, chính trị, kinh tế, xã hội, truyền thống văn hoá dân tộc, môi trường và sức khỏe nhân dân.  

Kê khai và nộp thuế theo quy định

Căn cứ Điều 2 Thông tư 92/2015/TT-BTC, cá nhân hoặc nhóm cá nhân, hộ gia đình có hoạt động sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực có mức doanh thu trên 100 triệu đồng/ năm có nghĩa vụ nộp thuế. Theo đó mà nếu việc kinh doanh Online phát triển và thuận lợi đạt được doanh thu trên 100 triệu đồng/ năm thì cá nhân kinh doanh phải kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật.

Ví dụ, bạn chỉ kinh doanh Online trên trang Facebook cá nhân, nhưng đây là hoạt động cung ứng hàng hóa dịch vụ và đem lại lợi nhuận nên vẫn phải đóng thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân, thu nhập doanh nghiệp đối với doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.

Cung cấp kênh thanh toán linh động

Lựa chọn tích hợp kênh thanh toán linh động không chỉ là giải pháp an toàn, hiệu quả mà còn giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và khiến họ hài lòng hơn. Trong đó, thanh toán qua thẻ tín dụng là hình thức không thể thiếu.

Lựa chọn đối tác giao nhận uy tín

Lựa chọn được đối tác giao nhận uy tín cũng là một yêu cầu quan trọng trong việc kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật. Khách hàng của bạn sẽ rất vui khi hàng được giao đúng hẹn và nguyên vẹn theo những gì mô tả trên Website.

Các lưu ý khi vận hành việc kinh doanh Online

Checklist các điều cần lưu ý khi vận hành kinh doanh online là gì?

• Sử dụng phần mềm bản quyền
• Chủ động theo dõi thời hạn dịch vụ
• Chủ động kiểm soát nội dung đăng tải
• Chủ động sao lưu dữ liệu thường xuyên

Sử dụng phần mềm bản quyền

Sử dụng phần mềm bản quyền trong kinh doanh Online giúp dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, người dùng luôn được bảo vệ, miễn nhiễm với hiểm họa từ Virus, mã độc… Phần mềm bản quyền sẽ giúp khắc phục lỗi cũng như cập nhật những tính năng mới nhất.

Chủ động theo dõi thời hạn dịch vụ

Theo dõi thời hạn dịch vụ giúp bạn kịp thời gia hạn dịch vụ khi cần thiết, tránh gián đoạn, gây ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm người dùng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Chủ động kiểm soát nội dung đăng tải

Có thể nói bất kỳ nội dung nào mà bạn đăng tải trên Website kinh doanh của mình đều có ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng. Nội dung hay và thú vị sẽ giúp thu hút nhiều khách hàng tương tác và ngược lại. Do đó, kiểm soát nội dung đăng tải là điều quan trọng giúp kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật.

Chủ động sao lưu dữ liệu thường xuyên

Dữ liệu là tài sản quý giá đối với doanh nghiệp kinh doanh Online. Nếu không muốn dữ liệu “bốc hơi” khi hệ thống hỏng hoặc bị tấn công từ bên ngoài, bạn cần chủ động sao lưu dữ liệu thường xuyên. Tìm hiểu hướng dẫn sao lưu dữ liệu bằng quản trị Host để hiểu rõ hơn về vấn đề này. Hoặc để an tâm, bạn nên sử dụng dịch vụ Backup Web và Backup Email chuyên nghiệp từ các đơn vị uy tín như Mắt Bão.

Kinh doanh Online hiệu quả và đúng luật không hề khó khi bạn nắm vững các bước trong Checklist kể trên. Nếu bạn còn thắc mắc điều gì, hãy liên hệ Mắt Bão để được hỗ trợ nhé.