7 Cách nâng cao bảo mật email doanh nghiệp

MỤC LỤC:

• Tại sao cần bảo mật email doanh nghiệp?
• Cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả
• Cách đăng ký dịch vụ bảo mật email doanh nghiệp - SAP

Bảo mật email là vấn đề rất cần được doanh nghiệp quan tâm, chú trọng

Email tên miền riêng cho doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích. Nó giúp nâng cao tính chuyên nghiệp cho công ty. Hầu hết các dữ liệu kinh doanh, trao đổi với khách hàng đều được thực hiện qua email. Vì vậy, đây là một trong những kênh thông tin thường bị tin tặc tiếp cận và làm rò rỉ dữ liệu mật. Vậy làm sao để đảm bảo hệ thống email doanh nghiệp luôn được an toàn và bảo mật? Hãy cùng tìm hiểu các cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả sau đây!

Tại sao cần bảo mật email doanh nghiệp?

Nếu không bảo mật tốt, tin tặc có thể lợi dụng lỗ hổng trong hệ thống email để đánh cắp dữ liệu công ty

Email doanh nghiệp là một trong những công cụ bắt buộc cho nhân viên công ty. Song, trong quá trình sử dụng, vấn đề bảo mật vẫn là một “bài toán” nan giải bởi hệ thống mail được vận hành dựa trên nền tảng trực tuyến. Trong đó, sử dụng email thiếu tính bảo mật có thể dẫn đến một số nguy cơ sau:

Dễ bị kẻ xấu mạo danh

Nếu sử dụng email cá nhân, thiếu tính bảo mật để trao đổi với khách hàng thì độ rủi ro là rất cao. Bất cứ kẻ xấu nào cũng có thể mạo danh bạn bằng cách tạo ra một tài khoản email tương tự. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh, uy tín thương hiệu. Thậm chí có thể liên quan các vấn đề về tài chính, nội bộ doanh nghiệp.

Email cá nhân thiếu tính bảo mật cũng là “miếng mồi ngon’ cho các hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để tránh khỏi nguy cơ này là bạn cần sử dụng email doanh nghiệp tên miền riêng với các biện pháp hỗ trợ bảo mật để đảm bảo thông tin được an toàn và có thể khôi phục dữ liệu nếu có sự cố xảy ra.

Thiếu chuyên nghiệp, dễ đánh mất khách hàng tiềm năng

Sử dụng email cá nhân có thể khiến bạn đánh mất đối tác/khách hàng quan trọng. Email cá nhân ví dụ như @gmail.com khiến bạn trông không thật sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn dùng địa chỉ email cá nhân không đủ tính bảo mật và độ tin cậy để gửi nhiều Email Marketing thì có thể bị xem là tin nhắn rác.

Khó quản lý thông tin, dễ mất dữ liệu vào tay đối thủ

Trong một số trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, đối thủ có thể lợi dụng lỗ hổng bảo mật email để khiến bạn mất dữ liệu. Việc thiết lập email doanh nghiệp riêng với hệ thống bảo mật chắc chắn sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp thông tin và đồng bộ dữ liệu, quản lý nhân sự dễ dàng hơn. 

Cách bảo mật email doanh nghiệp hiệu quả

Các email chứa thông tin quan trọng nên được mã hóa để đảm bảo an toàn

Để đảm bảo độ an toàn cho hệ thống email, doanh nghiệp cần thực hiện các phương pháp sau:

Mã hóa email quan trọng

Nếu email không được mã hóa, nó có thể bị hacker chặn lại trong quá trình gửi và đọc được những thông tin mật. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm mã hóa email để đảm bảo an toàn khi trao đổi các dữ liệu quan trọng. TrueCrypt là một trong những phần mềm mã hóa email miễn phí khá tốt mà bạn có thể lựa chọn.

Xác minh 2 lớp

Tính năng xác minh 2 lớp (xác thực 2 yếu tố) sẽ giúp bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email của bạn. Thông thường, sau khi thiết lập tính năng này, để đăng nhập vào địa chỉ email, bạn cần xác minh được 2 yếu tố sau:

• Thông tin địa chỉ email, mật khẩu
• Thông tin khóa bảo mật/điện thoại

Nếu lựa chọn sử dụng các gói dịch vụ email cho doanh nghiệp như:

• Email Pro v3 - Giải pháp Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ
• Email4B - Hệ thống Email cho doanh nghiệp

Đây là các giải pháp Email cho doanh nghiệp tân tiến nhất của Mắt Bão. Khi sử dụng bạn sẽ được cung cấp hệ thống bảo mật 2 lớp (2FA cPanel và Webmail). Ngoài lớp bảo mật với thông tin mật khẩu đăng nhập vào tài khoản thì còn một lớp đăng nhập khác ứng với mã code được cấp khi dùng ứng dụng Google Authenticator.

Lưu ý khi sử dụng webmail

Theo các chuyên gia an ninh mạng thì phần lớn các cuộc tấn công email đều nhắm vào email hoạt động trên web. Nếu đang sử dụng webmail, bạn cần chắc chắn kết nối được mã hóa với chứng chỉ số SSL. Ngoài ra, có thể tăng cường bảo mật bằng cách sử dụng dịch vụ bảo mật email của một số công ty quốc tế như Hushmail, NeoMailbox hoặc Secumail.

Xây dựng ý thức cho nhân viên

Sự bất cẩn của con người được xem là một trong những nguyên nhân chính gây ra các cuộc tấn công vào email doanh nghiệp. Nhiều hacker đã tìm cách dẫn dụ người dùng click vào mã độc được ngụy trang dưới hình thức các email giả mạo như: giả mạo email thông tin chính phủ, email khuyến mãi, quảng cáo,…

Theo thống kê từ internet thì có 70% email trên thế giới là thư rác. Trong số đó, khoảng 42% là Phishing Email (email giả mạo) chứa mã độc. Nếu người dùng cảm thấy tò mò và nhấp vào đường link chứa mã độc thì hệ thống điều khiển server từ xa của hacker sẽ lập tức được kích hoạt. 

Để bảo vệ email, hệ thống mạng an toàn, ý thức cảnh giác của người dùng là rất quan trọng. Cần cảnh báo, đưa ra thông tin đầy đủ về các hình thức tấn công email giả mạo thương thấy. Múc đích để nhân viên dễ nhận biết và phòng tránh nguy cơ hacker tấn công.

Cập nhật phần mềm bảo mật

Công nghệ thay đổi mỗi ngày. Các tin tặc cũng không ngừng tìm cách để phá vỡ tường rào bảo vệ của hệ thống email. Nếu đang sử dụng email domain của những công ty như Gmail, bạn cần thường xuyên cài đặt các phiên bản cập nhật và vá lỗi mới của nhà cung cấp.

Nếu chọn các gói dịch vụ email cho doanh nghiệp Email Pro v3, Email4B của Mắt Bão, bạn sẽ được cập nhật bảo mật tự động, giúp đảm bảo an toàn tối ưu cho hệ thống email.

Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp uy tín

Uy tín nhà cung cấp dịch vụ là yếu tố rất quan trọng. Đừng tin vào những lời hứa. Hãy tìm hiểu chi tiết về chất lượng dịch vụ và khả năng bảo mật từ các công ty cung cấp khác nhau.

Mắt Bão là một trong những công ty lâu năm cung cấp dịch vụ email tên miền riêng uy tín được hơn 300 doanh nghiệp tin dùng. Nếu muốn sử dụng email doanh nghiệp, bạn có thể xem xét lựa chọn đơn vị cung cấp này.

Cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email

Hậu quả của việc bị tấn công hệ thống email là rất nghiêm trọng. Do đó, đầu tư cho một hệ thống bảo mật chuyên nghiệp là hoàn toàn cần thiết. Bạn có thể cài đặt các gói dịch vụ bảo mật email đáng tin cậy như SAP (Security Advance Protection) để tránh mail spam, virus và email giả mạo.

Cách đăng ký dịch vụ bảo mật email doanh nghiệp - SAP

SAP là dịch vụ bảo mật email chuyên nghiệp được cung cấp bởi Mắt Bão

Giải pháp bảo mật Email doanh nghiệp - SAP là gì?

SAP (Security Advance Protection) là một dịch vụ bảo mật email được cung cấp bởi Mắt Bão (nhà đăng ký tên miền Quốc tế và Việt Nam, đơn vị cho thuê server, đặt website, phát triển ứng dụng quản lý, cung cấp hạ tầng web, các giải pháp về phát triển website và ứng dụng trên nền web,….). Giải pháp bảo mật này giúp bảo vệ bạn khi gửi và nhận email. Đồng thời, góp phần giảm rủi ro cho doanh nghiệp khi giao dịch bằng email.

Hệ thống SAP sử dụng công nghệ AI theo thời gian thực với độ bảo mật và tin cậy cao. Công nghệ này được xác thực và khuyến nghị bởi Microsoft. Sử dụng SAP, email của bạn sẽ được bảo vệ khỏi thư rác, virus, email mạo danh (Phishing).

Các tính năng của dịch vụ bảo mật email SAP là gì?

Về cơ bản, các gói dịch vụ SAP sẽ bao gồm những tính năng chính sau:

• • Chống mã độc, virus, lọc thư theo tệp đính kèm: Các tệp đính kèm trong email sẽ được quét mã độc, virus bằng AI trước khi đến hộp thư người dùng.
  • Bộ lọc thư rác theo điểm tin cậy Spam Score đạt hiệu quả 99%.
  • Báo cáo chi tiết spam cho quản trị viên: Báo cáo được lưu trữ 90 ngày đối với gói nâng cao (hoặc 30 ngày đối với gói cơ bản) tính từ ngày yêu cầu trở về trước.
• Mã hóa nội dung thư và file đính kèm: Chuẩn mã hóa GnuPG giúp mã hóa nội dung email gửi đi và file đính kèm bằng nhiều thuật toán phức tạp, ngăn chặn sự tấn công từ hacker.
• Lọc thư rác quốc tế: Chặn thư rác theo khu vực, quốc gia (APAC, EU, Trung Quốc,…). Có thể chặn thư theo ngôn ngữ (Trung Quốc, Nga,…)
• Tùy chỉnh Whitelist và Blacklist: Bộ lọc có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp. Nó không phụ thuộc vào bộ lọc chung.
• Lọc và khoá 99% tên miền mạo danh lừa đảo

Hướng dẫn đăng ký dịch vụ bảo mật email SAP

SAP hiện có 3 gói dịch vụ bảo mật email để bạn lựa chọn

Bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ bảo mật email SAP của Mắt Bão bằng các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập vào đường link sau:

ĐĂNG KÝ BẢO MẬT EMAIL DOANH NGHIỆP VỚI SAP

Bước 2: Chọn gói dịch vụ theo nhu cầu, click vào nút “Đặt mua”.

Hiện nay, SAP có 3 gói dịch bảo mật chính, đó là:

• Bảo vệ khi nhận email - Cơ bản
• Bảo vệ khi nhận email - Cao cấp
• Bảo vệ uy tín khi gửi email

Bước 3: Đăng ký thời hạn sử dụng dịch vụ. Lựa chọn thêm các dịch vụ bổ sung hữu ích khác nếu cần. Khi chọn xong, click vào nút “Vào giỏ hàng” ở cuối trang.

Bước 4: Hệ thống chuyển đến trang “Tóm tắt đơn hàng”. Tại đây, bạn có thể thấy toàn bộ các thông tin về dịch vụ mà bạn đặt mua. 

Chọn mã khuyến mãi nếu có. Sau đó nhấn vào nút “Tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Hệ thống yêu cầu bạn cung cấp thông tin để xác nhận đơn hàng.

• Chọn mục “Đăng nhập” và điền đầy đủ thông tin nếu đã có tài khoản.
• Nếu là thành viên mới, chọn mục “Tạo tài khoản” và tiến hành đăng ký theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 6: Chọn hình thức thanh toán. Mắt Bão cung cấp đa dạng các loại hình thức an toàn khiến bước này trở nên rất dễ dàng. Sau đó, nhấn vào nút “Tiến hành thanh toán” để hoàn thành thủ tục đăng ký dịch vụ.

Cuối cùng, bạn chỉ cần chờ email xác nhận và hướng dẫn của Mắt Bão để có thể tiến hành sử dụng dịch vụ bảo mật.

Tổng kết

Gợi ý bài viết có thể bạn sẽ quan tâm:

• Cách tạo Email tên miền riêng cho doanh nghiệp
• Tránh Email Marketing rơi vào spam với 4 bước

Trên đây là các phương pháp hiệu quả giúp bạn tăng cường bảo mật cho email doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết này, bạn đã biết cách để bảo vệ dữ liệu công ty tốt hơn, tránh sự xâm nhập của tin tặc. Chúc các bạn may mắn!